Протокол заседания экспертной комиссии по архиву образец

Я надеюсь, что с помощью приведенных образцов вам теперь легко удастся составить любой протокол заседания. Приказы по приемной комиссии (регистрируются в общем.

Функции и права центральной экспертной комиссии, а также организация ее работы определяются положением, которое утверждается руководителем. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел организации путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в центральный архив, как правило, не подлежат — они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения также подлежат уничтожению в установленном порядке с составлением акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Экспертиза ценности документов – это изучение состава и содержания документов учреждения на основании критериев ценности документов в целях определения сроков их хранения и отбора документов на их дальнейшее хранение.

В ходе проведения работ по отбору документов на постоянное или длительное хранение экспертизе ценности подвергается весь комплекс документов, образующихся в деятельности всех структурных подразделений организации. До проведения в установленном порядке экспертизы ценности документов их уничтожение запрещается. В архиве: в ходе подготовки дел к передаче на постоянное хранение. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов приказом руководителя создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) (Пример 1).

В организациях, имеющих подведомственную сеть (например, филиалы), создаются постоянно действующие центральные экспертные комиссии (ЦЭК). В состав ЭК (ЦЭК) включаются квалифицированные и опытные работники основных структурных подразделений организации, хорошо знающие состав и содержание, а также значение и ценность информации документов, создаваемых тем структурным подразделением, в котором они работают.

В обязательном порядке в состав комиссии включается руководитель службы документационного обеспечения управления и архива организации (или лицо, ответственное за архив организации). В случае если организация передает свои документы на хранение в государственный или муниципальный архив, рекомендуется включать в состав комиссии его представителя. Как правило, председателем комиссии назначают заместителя руководителя организации, курирующего вопросы делопроизводства и архива.

Секретарем комиссии является заведующий архивом или ответственный за архив организации. Функции и права ЭК (ЦЭК), а также организация ее работы определяются положением об этой комиссии, разрабатываемым на основе Примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденного приказом Росархива от 19. Организация и проведение отбора, подготовка документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив. Рассмотрение и вынесение на утверждение и согласование ЭПК архивного органа проектов номенклатур дел организации, описей дел постоянного и долговременного хранения, в т.

Участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в организации. Итоги работы комиссии оформляются протоколом (Пример 2).

При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив организации отбор документов с временными сроками хранения (до 10 лет включительно) и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях выделение к уничтожению документов за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.

Например, дело, законченное делопроизводством в 2005 году, срок хранения которого составляет 5 лет, должно быть уничтожено в 2011 году.

Проведение экспертизы ценности документов

Если дело состоит из нескольких томов, которые содержат документы за определенный период (например, документы, послужившие основанием для бухгалтерских записей, формируются, как правило, по месяцам), то исчисление срока хранения этого дела (а не части или тома) аналогично исчислению, приведенному выше, т. Нельзя уничтожать документы, сформированные в дело, например, за июль 2003 года, срок хранения которых 5 лет, 1 августа 2005 года, они могут быть уничтожены только 1 января 2009 года. Срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях.

Заседание Экспертной комиссии

Отбор документов на хранение и уничтожение должен проводиться путем полистного просмотра дел. Не допускается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам дел в номенклатурах, описях структурных подразделений организации или на обложках дел без просмотра самих документов. В делах, предназначенных для постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения, подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов. При отборе дел на хранение уточняется также характер повторения и поглощения содержащейся информации в других документах, при этом учитывается вид, форма и полнота повторения и поглощения.

Хранению подлежат только подлинники документов, а в случае их отсутствия (утраты, выемки) – заверенные копии, так как это в дальнейшем играет существенную роль при их использовании. Особенно это касается подтверждения по архивным документам сведений социально-правового и имущественного характера. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производятся после составления описей на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

Описи и акт рассматриваются на заседании экспертной комиссии организации. В случае если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то описи и акт о выделении документов к уничтожению после согласования ЭК организации направляются на утверждение ЭПК соответствующего архивного органа. Организации, документы которых не подлежат приему в архивные учреждения, уничтожают дела с истекшими сроками хранения без согласования с архивными органами при условии упорядочения документов по личному составу. В этом случае ЭК организаций дано право самостоятельно согласовывать описи на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и акты о выделении документов с истекшими сроками хранения.

После согласования описи и акты утверждаются руководителем организации, и только после этого организация имеет право уничтожать документы с истекшими сроками хранения. Если организация передает свои документы на государственное или муниципальное хранение, то работа по экспертизе ценности документов проводится под методическим руководством того архивного учреждения, источником комплектования которого оно является. Почему запрещается уничтожение документов с истекшими сроками хранения без проведения всего комплекса работ по упорядочению документов как постоянного, так и долговременного хранения, в том числе по личному составу?

--СПРАВОЧНИК АДВОКАТА --

Это связано прежде всего с тем, что в ходе подготовки дел к постоянному или длительному хранению может обнаружиться, что часть документов утрачена, и восполнить информацию, содержащуюся в утраченных документах, могут только те документы с временными сроками хранения, которые были несвоевременно уничтожены. Присутствовали члены комиссии: Каримов И. Рассмотрение описи № 1 л/с дел долговременного хранения по личному составу ООО «Русский текстиль» за 1994–2001 годы. Рассмотрение акта о выделении документов к уничтожению. Петухову – ответственного за архив, которая представила на рассмотрение членов комиссии опись № 1 л/с дел по личному составу ООО «Русский текстиль» и его предшественника, ТОО «Фирма «Текстиль», за 1994–2001 годы.

В опись включены приказы по личному составу и расчетные ведомости по начислению заработной платы работникам. Документы, включенные в опись, имеют долговременный срок хранения – 75 лет и являются основанием для подтверждения трудового стажа и размера заработной платы работников.

Задачи экспертной комиссии

Документы упорядочены в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06. Предложили согласовать представленную опись. Опись № 1 л/с дел по личному составу ООО «Русский текстиль» и его предшественника, ТОО «Фирма «Текстиль», за 1994–2001 годы в количестве 24 единиц хранения согласовать. Петухову, которая представила на рассмотрение членов экспертной комиссии акт о выделении документов к уничтожению, не подлежащих дальнейшему хранению. В акт включено 330 единиц хранения за 1994–2001 годы, сроки хранения которых, согласно Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 06.

В соответствии с данным Перечнем вышеуказанные документы имеют 5-летний срок хранения. Практическая надобность в них миновала.

Документы по личному составу за 1994–2001 годы полностью упорядочены, описаны и включены в опись № 1 л/с дел долговременного хранения. Сохранность данной категории документов обеспечена. Предложили в установленном порядке провести уничтожение документов согласно акту. Провести в установленном Основными правилами работы архивов организаций порядке уничтожение документов ООО «Русский текстиль» и его предшественника, ТОО «Фирма «Текстиль», за 1994–2001 годы в количестве 330 единиц хранения согласно представленному акту. Протокол заседания экспертной комиссии в представленном примере включает сразу несколько пунктов повестки.

--СПРАВОЧНИК АДВОКАТА --

Отражены наиболее типичные и часто встречающиеся вопросы в деятельности экспертной комиссии любой организации в области делопроизводства. Исходя из практических соображений, обычно составляют протокол по одному или двум вопросам. Подробнее узнать об общих правилах составления протоколов можно из статьи «Образец протокола заседания комиссии ». Ниже приведен вариант оформления протокола заседания экспертной комиссии. Экспертиза ценности документов в организации проводится как самостоятельный вид работы, все организационные этапы которой обязательно документируются.

Что под этим подразумевается, нашим читателям расскажет к. Доцент, заведующая кафедрой архивоведения ИАИ РГГУ Е.

Экспертная комиссия (ЭК) является совещательным органом при руководстве, в сферу ее деятельности входят не только вопросы поставки архивного дела в организации, но и отдельные вопросы документационного обеспечения управления. Документирование деятельности ЭК, как и любого коллегиального органа, начинается с составления плана работы. План работы может быть как общий, так и по отдельному направлению деятельности, например, План работы экспертной комиссии по проверке состояния документационного обеспечения управления на 20&hellip год. Скачать пример общего плана можно здесь. Экспертная комиссия проводит заседания в соответствии с планом работы, но не менее двух раз в год, далее - по необходимости.

Основные заседания, которые повторяются из года в год, проходят в последнем квартале текущего года, когда согласовываются изменения и дополнения в номенклатуры дел структурных подразделений или номенклатуру дел организации в целом, а так же в первом квартале следующего года, когда согласовываются описи дел, в первую очередь постоянного хранения, и акты о выделении документов к уничтожению. Напомню, что указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК одновременно.

Одобренные комиссией акты и описи утверждаются руководителем организации (для организаций, передающих документы в государственные или муниципальные архивы, после согласования с ЭПК этих архивов). После этих процедур можно приступать к уничтожению выделенных дел. Акты о неисправимых повреждениях документов. Все акты, согласованные ЭК и прошедшие процедуру утверждения, впоследствии включаются в дело фонда наряду с другими актами. На заседаниях ЭК ставятся также вопросы об изменении сроков хранения документов, установленных типовыми, ведомственными или корпоративными перечнями, типовыми и примерными номенклатурами дел, а также об определении сроков хранения документов, не предусмотренных указанными перечнями и номенклатурами дел.

Экспертная комиссия может на своих заседаниях рассматривать проекты нормативных и методических документов по вопросам документационного обеспечения управления и архивного дела в организации, в частности проекты типовых и примерных номенклатур дел. Протоколы заседаний ЭК подписываются председателем и секретарем комиссии. Скачать пример протокола заседания ЭК можно здесь. Решения ЭК вступают в силу после утверждения их руководителем организации. Решения об одобрении проектов типовых и примерных номенклатур дел, об изменении или установлении сроков хранения утверждаются руководителем организации, передающей документы на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив, только после рассмотрения их ЭПК этих архивов.

В организации обязательно должно быть минимум два протокола заседаний ЭК за год. Согласно «Основным правилам работы архивов организаций», одобренным решением Коллегии Росархива от 06. Работа архива организации, учреждения, предприятия организуется в соответствии с положением об архиве, которое разрабатывается на основании Примерного положения, согласовывается «Архивом города» и утверждается руководителем организации. Организация работы, ответственность архива.

Заседание Экспертной комиссии

При необходимости положение об архиве может дополняться другими разделами. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на муниципальное хранение документов, образованных в процессе деятельности организации, учреждении, предприятия, приказом руководителя организации, учреждения, предприятия создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). Положение об ЭК разрабатывается также на основании Примерного положения, согласовывается «Архивом города» и утверждается приказом руководителя организации, учреждения, предприятия.

Копия приказа о создании и составе ЭК и копии утвержденных положений об ЭК и архиве направляются в «Архиве города».