Журнал учета документов для служебного пользования образец

Документы с пометкой «Для служебного пользования» разрабатываются. Правила оформления реквизитов служебных документов 5.

Почему так случилось

После вскрытия пакета и проверки правильности вложений поступившему документу присваивается очередной номер, проставляемый в графе 7 журнала учета пакетов (Приложение N 1). Одновременно данные о документе заносятся в журнал учета поступивших документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения (Приложение N 4).

В момент регистрации заполняются графы 1 - 7 журнала учета поступивших документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения (Приложение N 4). В графе 1 проставляются очередной порядковый номер, присвоенный документу (носителю), и аббревиатура "дсп". В графе 5 указываются номер, присвоенный документу (носителю) в организации, издавшей документ (носитель), и дата подписания (утверждения) документа (носителя).

Если документ (носитель) прислан без сопроводительного письма, то в графе 6 проставляется количество его листов, а в графе 7 делается прочерк. Если документ (носитель) имеет сопроводительное письмо, то в графе 6 проставляется количество листов сопроводительного письма, а в графе 7 - количество листов приложений.

При этом, если все приложения имеют ограничительную пометку "Для служебного пользования" или аббревиатуру "ДСП", указывается общее количество листов всех приложений, если часть приложений не имеет ограничительной пометки, то количество их листов проставляется через + к листам конфиденциальных приложений, например: 4+5н/с. При поступлении документа в двух и более экземплярах проставляется общее количество листов всех экземпляров. При наличии сопроводительного письма указывается отдельно количество листов сопроводительного письма и через знак "+" общее количество листов всех конфиденциальных приложений.

При наличии приложений кроме отметки о поступлении документа на первом листе каждого приложения (как конфиденциального, так и открытого) в правом углу нижнего поля проставляется штампом или от руки отметка "К Вх. N ___" с указанием номера, присвоенного документу в целом, и аббревиатурой "дсп". В сброшюрованных документах отметки о поступлении можно проставлять на титульном листе.

Об утверждении Инструкции о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Правительстве Ульяновской области и исполнительных органах государственной власти Ульяновской области

Поступившие машинные носители информации после занесения их в журнал учета поступивших пакетов (Приложение N 1) регистрируются в журнале учета машинных носителей информации (Приложение N 6). После регистрации документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, передаются на рассмотрение руководству Росстата, территориального органа или подведомственного учреждения, а документы, поступившие в адрес структурных подразделений центрального аппарата Росстата, его территориальных органов или подведомственных учреждений, - работникам этих подразделений, ответственным за ведение несекретного делопроизводства, под роспись в журнале учета поступивших документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения (Приложение N 4).

"Об утверждении Инструкции о порядке учета, обращения и хранения документов и других материальных носителей информации, содержащих служебную информацию ограниченного распространения"

Подпись за получение документа проставляется в графе 10 журнала (Приложение N 4) с заполнением граф 8 и 9. Документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, после рассмотрения их руководством Росстата, территориального органа или подведомственного учреждения и написания резолюций на них передаются в структурные подразделения на исполнение под роспись в журнале учета поступивших документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения (Приложение N 4).

Если исполнителей несколько, то документ в первую очередь передается ответственному исполнителю, указанному в резолюции, а при отсутствии указания - поставленному в резолюции первым. При получении документа исполнитель должен проверить соответствие учетного номера документа и количества его листов (с просчетом) записям в журнале (Приложение N 4) и внести его в опись документов, находящихся у исполнителя (Приложение N 5). Передача документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, между исполнителями, работающими в разных структурных подразделениях, производится через подразделение несекретного делопроизводства под роспись в журнале учета поступивших документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения (Приложение N 4), с обязательным проставлением даты получения.

При необходимости передача документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, другим работникам своего структурного подразделения осуществляется с разрешения соответствующего руководителя структурного подразделения под роспись в описи документов, находящихся у исполнителя (Приложение N 5). При смене работника структурного подразделения, ответственного за учет документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, составляется акт приема-сдачи этих документов, который утверждается соответствующим руководителем структурного подразделения.

Обработка служебной информации ограниченного распространения, подготовка и распечатка документов, содержащих указанную информацию, осуществляется в структурных подразделениях центрального аппарата Росстата, его территориальных органов и подведомственных учреждений в соответствии с поручением соответствующего руководителя. Обработка служебной информации ограниченного распространения, подготовка и распечатка документов, содержащих указанную информацию, должны осуществляется на аттестованных по требованиям безопасности информации средствах вычислительной техники.

Приказ Росстата от 31012011 N 24

Доступ работников, обрабатывающих конфиденциальную информацию, и посторонних лиц в помещения, где размещены аттестованные по требованиям безопасности информации средства вычислительной техники, а также хранятся носители, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, должен быть ограничен. На период обработки указанной информации в помещениях, где размещаются аттестованные по требованиям безопасности информации средства вычислительной техники, могут находиться только работники, допущенные в установленном порядке к обрабатываемой информации. Допуск других лиц для проведения необходимых профилактических или ремонтных работ может осуществляться в эти помещения только с разрешения начальника структурного подразделения, в котором производится обработка служебной информации ограниченного распространения.

Размещение мониторов и других средств отображения информации должно исключать несанкционированный просмотр выводимой на них информации.

По окончании обработки информации пользователь обязан произвести стирание остаточной информации на несъемных носителях (жестких дисках) и в оперативной памяти. Одним из способов стирания остаточной информации в оперативной памяти является перезагрузка ПЭВМ. Лица, допущенные к автоматизированной обработке служебной информации ограниченного распространения, несут ответственность за соблюдение ими установленного в Росстате, территориальных органах и подведомственных учреждениях порядка обеспечения защиты этой информации.

Для получения доступа к служебной информации ограниченного распространения они должны изучить требования настоящей Инструкции.

Машинные носители информации, предназначенные для отображения (фиксирования) служебной информации ограниченного распространения, должны учитываться в подразделении несекретного делопроизводства до нанесения на них информации в журналах учета машинных носителей (Приложение N 6). Присвоение учетного номера проекту документа, содержащего служебную информацию ограниченного распространения, который будет распечатан, осуществляется по журналу учета подготовленных документов с пометкой "Для служебного пользования" (Приложение N 7).

В графе 1 проставляется очередной порядковый номер документа, который будет напечатан, и аббревиатурой гриф его конфиденциальности "дсп". Внутренние документы и документы, подлежащие отправлению, учитываются по единой нумерации.

При подготовке, оформлении и распечатке документов с пометкой "Для служебного пользования" кроме настоящей Инструкции следует также руководствоваться "Инструкцией по делопроизводству в центральном аппарате Федеральной службы государственной статистики (ЦА Росстата)", а также "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. На документах (в необходимых случаях и на их проектах) и на машинных носителях информации проставляется ограничительная пометка "Для служебного пользования".

Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования" на документах и изданиях, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. На съемных машинных носителях информации на магнитной или оптической основе предварительно проставляются любым доступным образом следующие учетные реквизиты: учетный номер и дата, пометка "Для служебного пользования" или аббревиатура "ДСП", номер экземпляра, подпись сотрудника, ответственного за их учет, а также другие возможные реквизиты, идентифицирующие носитель информации.

Если изданный документ, содержащий служебную информацию ограниченного распространения, подлежит отправлению с сопроводительным письмом, то оно составляется и оформляется в изложенном выше порядке, регистрируется за самостоятельным учетным номером в журнале учета подготовленных документов с пометкой "Для служебного пользования" (Приложение N 7), на нем проставляется пометка "Для служебного пользования", соответствующая грифу конфиденциальности приложения, независимо от того, содержит или нет само сопроводительное письмо конфиденциальную информацию.

После печатания (распечатки) проекта документа заполняются графы 5 - 6 журнала учета подготовленных документов с пометкой "Для служебного пользования" (Приложение N 7). После отработки проекта текстового документа исполнитель должен проставить на экземплярах документа их номера, завизировать остающийся в Росстате, территориальном органе или подведомственном учреждении экземпляр, получить визы соответствующих должностных лиц, подписать (а при необходимости и утвердить) проект у соответствующего руководителя и передать все экземпляры документа вместе с черновиком (если документ печатался с черновика) и вариантами для регистрации работнику, осуществляющему их учет.

Журнал учета документов с пометкой "Для служебного пользования"

Работник подразделения несекретного делопроизводства или структурного подразделения Росстата, территориального органа или подведомственного учреждения, ответственный за учет документов с пометкой "Для служебного пользования", расписывается за получение документа (проекта) и черновика в графе 7 журнала учета подготовленных документов с пометкой "Для служебного пользования" (Приложение N 7) и в описи документов, находящихся у исполнителя (Приложение N 5), одновременно проставляя в графе 2 журнала (Приложение N 7) дату документа, которая должна соответствовать дате его подписания (утверждения).

Черновик, проект (как неподписанный, так и перепечатанный), лишние экземпляры документа разрываются и уничтожаются или помещаются в находящийся в подразделении несекретного делопроизводства или структурном подразделении металлический шкаф. В графе 8 журнала учета подготовленных документов с пометкой "Для служебного пользования" (Приложение N 7) пишется слово или проставляется штамп "Уничтожен", заверяемый подписями работника подразделения несекретного делопроизводства или работника структурного подразделения Росстата, территориального органа или подведомственного учреждения, ответственного за учет документов с пометкой "Для служебного пользования", и исполнителя.

Если подготовка документа с пометкой "Для служебного пользования" осуществлялась без черновика, то в графе 9 указывается "б/ч" (без черновика). В графе 9 при уничтожении проекта документа пишется слово или проставляется штамп "Проект уничтожен", а при уничтожении лишних экземпляров документа - "экз. N ______ уничтожены" с указанием номеров экземпляров. Эти отметки заверяются подписью работника подразделения несекретного делопроизводства или структурного подразделения Росстата, территориального органа или подведомственного учреждения, ответственного за учет документов с пометкой "Для служебного пользования", и исполнителем.

При необходимости направления документов с пометкой "Для служебного пользования" в несколько адресов составляется указатель рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов. Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем структурного подразделения, готовившего документ.

Приказ Росстата от 31012011 N 24

Снятие копий с документов с пометкой "Для служебного пользования" производится с разрешения руководителя структурного подразделения Росстата, территориального органа или подведомственного учреждения. Снятие копий с документов с пометкой "Для служебного пользования" для сторонних организаций производится по письменному запросу заинтересованной организации и с разрешения руководства Росстата, территориального органа или подведомственного учреждения. Снятие копий с документов с пометкой "Для служебного пользования", полученных из других организаций, для передачи их другим организациям разрешается только с письменного разрешения организации, подготовившей указанный документ.

Документы с пометкой "Для служебного пользования" пересылаются сторонним организациям фельдъегерской или специальной связью заказными или ценными почтовыми отправлениями. Отправление документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, производится в законвертованном виде. Конверты (пакеты) должны быть светонепроницаемыми. Если они светопроницаемы, то вложения обертываются светонепроницаемой бумагой.

Если одному адресату направляются несколько документов, то они помещаются в один пакет. В правом верхнем углу пакета проставляется ограничительная пометка "Для служебного пользования", ниже при необходимости - пометка "Лично". На пакете указываются адрес и наименование организации-получателя, а при наличии пометки "Лично" - дополнительно должность, инициалы и фамилия адресата. Под адресатом перечисляются учетные номера документов, которые будут вложены в пакет (если документ отправляется с сопроводительным письмом, то на пакете проставляется только номер сопроводительного письма без указания номеров приложений).

При направлении документов в двух и более экземплярах на пакете рядом с номером документа в скобках указываются номера экземпляров. Ниже проставляются адрес и наименование отправителя. При необходимости на пакете в центре верхнего поля может проставляться пометка "Срочно". Перед помещением носителей, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в подготовленные пакеты проверяется соответствие данных на документах и пакетах, просчитывается количество листов и соответствие их учетным данным. При наличии сопроводительного письма проверяется, кроме того, соответствие названия, учетного номера, ограничительной пометки, номера экземпляра, количества листов приложения (с просчетом листов) записям в сопроводительном письме.

Со стороны клапана в пакет помещается прокладка.

Об утверждении Инструкции о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Правительстве Ульяновской области и исполнительных органах государственной власти Ульяновской области

Пакет заклеивается силикатным клеем. На клапан накладывается оттиск печати подразделения несекретного делопроизводства или бумажная наклейка из папиросной или другой тонкой, но не расслаивающейся бумаги с оттиском мастичной печати подразделения несекретного делопроизводства. Наклейка должна быть на 3 - 4 мм больше размера оттиска печати. Оттиск печати или наклейка накладываются так, чтобы они захватывали все клапаны пакета в середине. Сверху наклейка покрывается тонким слоем силикатного клея, чтобы образовалась стекловидная прозрачная пленка. Размер пленки должен быть на 12 мм больше бумажной наклейки.

Пакеты с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, доставляются адресатам подразделениями фельдсвязи, спецсвязи или почтовыми отделениями связи, либо, минуя их, непосредственно адресату. Пересылка пакетов фельдъегерской или специальной связью осуществляется на договорной основе. Через почтовые отделения связи пакеты пересылаются ценными или заказными отправлениями в соответствии с почтовыми правилами. При этом виде отправления ограничительная пометка может проставляться на пакете не в правом верхнем углу, а рядом с номером документа аббревиатурой "ДСП".

При пересылке пакетов подразделениями фельдъегерской или специальной связи оформляется в необходимом количестве экземпляров реестр по установленной этими службами форме, последний экземпляр которого остается в подразделении несекретного делопроизводства.